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BRH 82 du 1er septembre 2004

De Gdn.

BRH 82 du 1er septembre 2004
Instruction n° 2007 du 1er septembre 2007


Anonyme
L’appréciation du personnel à La Poste


Texte consolidé



Sommaire

Préambule 

Le système d’appréciation des personnels mis en place à La Poste constitue un élément essentiel de la gestion de ses ressources humaines.

Le processus de modernisation des organisations et de responsabilisation des managers dans lequel s’est engagée La Poste rend aujourd’hui nécessaire une actualisation des principes de mise en œuvre du système d’appréciation, sans remettre en cause ses principes fondateurs.

À ce titre, il est réaffirmé que l’entretien d’appréciation est un outil fondamental du management de proximité, basé sur une logique d’échange, d’animation et d’engagement réciproque entre chaque responsable hiérarchique et son collaborateur.

En se fondant, au sein de chacun des métiers et activités de La Poste, sur des critères d’évaluation précis et clairs, et en se positionnant par rapport à des finalités concrètes et utiles, le système d’appréciation se doit d’être source de progression et de motivation.

En application du décret n° 2001-614 du 9 juillet 2001 et de l’arrêté du 9 juillet 2001 (cf. annexes 1 et 2), pris après avis du CTP du 4 décembre 2000, les modalités de mise en œuvre de l’appréciation font l’objet du présent texte qui annule et remplace l’instruction du 23 juillet 2001 et concerne l’ensemble des agents (toutes classes, tous statuts).

Les principes

Le système d’appréciation a pour objet, au cours d’un entretien annuel, de permettre pour chaque agent :

  • l’appréciation des compétences et de la maîtrise du poste tenu ;
  • l’évaluation des objectifs de l’année écoulée ;
  • la fixation des objectifs pour l’année à venir, ainsi que des moyens à mettre en œuvre pour les atteindre ;
  • une réflexion prospective sur les souhaits d’évolution professionnelle exprimés par l’agent, qu’ils soient liés à la mobilité fonctionnelle ou à la promotion et les besoins associés en terme de formation et de moyens mis en œuvre pour le développement des compétences ;
  • de définir un plan annuel de suivi et d’accompagnement managérial des orientations et engagements réciproques.

Quatre grands principes guident l’organisation de ce système d’appréciation : responsabilisation du management, cohérence, transparence et simplicité :

  • responsabilisation du management, tout manager jouant un rôle essentiel pour réaliser l’adaptation de ses collaborateurs à leur poste de travail, dans leur développement professionnel, la reconnaissance des compétences qu’ils mettent en œuvre ou l’identification de celles qu’ils doivent ou souhaitent développer ;
  • cohérence entre les différents systèmes d’évaluation existant à La Poste et intervenant à différents stades de la carrière des agents (mobilité, promotion) ;
  • transparence des règles et des critères d’appréciation, au travers du dialogue et de la communication ;
  • simplicité d’utilisation.

Chaque direction de métier et d’activité est compétente pour préciser les critère pris en compte pour chacune des fonctions relevant de son périmètre, dans le respect des éléments déterminés par l’arrêté du 9 juillet 2001.

L’appréciation du niveau de réalisation des objectifs et l’appréciation du niveau des compétences démontrées dans le poste sont les deux composantes déterminant le niveau d’appréciation globale qui s’exprime sur 4 niveaux (E, B, A ou D).

« Le niveau d’appréciation et de contribution global s’exprime sur les 4 niveaux décroissants définis ci-après :

  • « E, B, A ou D, pour les classes I à III;
  • « 1 (Référent dans sa fonction), 2 (Rôle tenu), 3 (Marge de progrès), 4 (Insuffisant),

pour la classe IV groupe A.[1] »

Les caractéristiques du système

L’entretien d’appréciation est annuel et obligatoire.

Agents appréciés

Tous les agents de La Poste, fonctionnaires ou salariés, sont concernés par l’appréciation, à l’exception toutefois :

  • des agents rattachés à une fonction technique du secteur syndical ;
  • des agents en congé parental, en disponibilité, en CLD et en CLM ;
  • des salariés utilisés sur une période inférieure à six mois.

L’entretien d’appréciation des agents faisant l’objet d’une enquête disciplinaire est suspendu jusqu’à la fin de celle-ci.

Les agents mis à disposition du secteur associatif sont concernés par l’appréciation, dans les mêmes conditions que les autres agents.

En cas de mobilité de l’agent apprécié, le responsable hiérarchique cédant établit un bilan intermédiaire, le plus détaillé possible, de l’état de réalisation des objectifs pour la fraction d’année écoulée et le transmet au service prenant.

Lors de la campagne annuelle d’appréciation, ce bilan est pris en compte par l’appréciateur de l’agent et sert à définir l’appréciation de l’année.

Par ailleurs, il appartient au service prenant, compte tenu de la fraction d’année civile restante, de fixer le cas échéant de nouveaux objectifs à l’agent venant d’effectuer une mobilité.

Appréciateurs

Chaque agent est apprécié par son supérieur hiérarchique immédiat, c’est-à-dire la personne ayant une autorité hiérarchique directe sur l’agent au poste que ce dernier occupe au jour de l’entretien. Ce principe doit être appliqué de façon stricte dans tous les cas et reste valable pour les agents en distorsion fonctionnelle.

Toutefois, dans certains cas (impossibilité manifeste d’un déroulement normal de l’entretien, hiérarchique direct nommé depuis moins de six mois), l’appréciation pourra, sur décision du chef d’établissement ou de service, être effectuée par le supérieur hiérarchique de second niveau.

Enfin, si l’agent se trouve dépendre, pour des raisons d’organisation du travail, de plusieurs responsables simultanément ou successivement, le chef d’établissement ou de service désigne l’un d’eux, pour effectuer l’entretien ; celui-ci doit, au préalable, prendre l’avis des autres responsables hiérarchiques de l’agent.

En cas de mobilité, l’appréciateur s’appuie sur le bilan intermédiaire joint au dossier d’appréciation et établi par le service cédant (cf § 21).

L’entretien

La notice individuelle de notation est établie au cours d’un entretien entre l’agent et son supérieur hiérarchique. Cet entretien doit pouvoir s’effectuer dans les meilleures conditions de calme et de confidentialité.

Aucune autre personne ne peut être présente, à l’exception des entretiens concernant les agents handicapés qui peuvent se faire assister.

En cas de refus par l’agent, la notice individuelle de notation est établie par le supérieur hiérarchique immédiat. Cependant, ce refus correspond à un manquement à une obligation de service et doit être mentionné sur le document d’appréciation.

Déroulement de la campagne d’appréciation

L’entretien d’appréciation a lieu chaque année. Dans le respect des modalités fixées par le directeur délégué des ressources humaines et des relations sociales, chaque direction de métier, et la SGS[2] s’agissant des directions d’activité, détermine le calendrier de mise en œuvre par note de service.

Incidence d’une sanction disciplinaire sur l’appréciation

Une sanction disciplinaire infligée à l’agent au cours de la période couverte par l’entretien d’appréciation doit être mentionnée sur son dossier d’appréciation. Elle peut entrer en compte dans la détermination du niveau global d’appréciation.

Incidence d’une mobilité ou d’une promotion sur l’appréciation

L’agent est apprécié par référence au niveau de maîtrise de son poste de travail et au degré d’atteinte des objectifs qui lui ont été fixés, en tenant compte de son ancienneté dans la fonction.

Dans cette optique, la période d’intégration à un nouveau poste doit être mise à profit pour maximiser les chances de réussite de l’agent. Pour acquérir le professionnalisme nécessaire, l’agent doit pouvoir bénéficier de l’attention soutenue et des conseils actifs de son manager de proximité afin d’anticiper les difficultés et de prévenir d’éventuelles inadaptations : on ne peut attendre de l’agent une maîtrise confirmée de son poste à l’issue d’une année d’exercice ; aussi les différents objectifs à l’égard de l’agent doivent-ils être dimensionnés en conséquence.

Les supports de l’appréciation[3]

La notice individuelle de notation est établie à partir d’un document d’appréciation qui comporte un certain nombre de rubriques à servir au cours de l’entretien et notamment :

  • identification de l’appréciateur et de l’apprécié;
  • bilan et analyse de l’année écoulée (faits, objectifs, compétences);
  • appréciation globale sur quatre niveaux, proposée par le supérieur hiérarchique et validée par le responsable du NOD ou son représentant ayant reçu à cet effet une délégation de signature;
  • fixation des objectifs et contributions pour l’année à venir et moyens à mettre en œuvre pour les atteindre;
  • compétences à développer et actions de développement retenues;
  • évolution professionnelle souhaitée par l’agent et demande éventuelle d’entretien professionnel à l’initiative de l’agent ou du manager (cf. accord cadre d’entreprise sur la formation professionnelle, le développement et la valorisation des compétences et des qualifications des postiers et modalités de mise en œuvre par chaque Métier);
  • observations de l’agent apprécié et de l’appréciateur;
  • signatures de l’apprécié, de l’appréciateur et du responsable de NOD ou de son

représentant.

Le support est complété ou adapté par chaque direction de métier ou d’activité compte tenu de ses spécificités. Pour la Classe IV, groupe A, la notice est fondée sur 4 temps distincts :

  • le Temps 1 relatif à l’évaluation de la performance;
  • le Temps 2 relatif à l’évaluation de la maîtrise du poste;
  • le Temps 3 relatif au projet professionnel;
  • le Temps 4 relatif à l’entretien professionnel.

Les 3 premiers temps sont rattachés à l’entretien d’appréciation et analysés chaque année dans ce cadre ; le 4ème temps, dont l’objectif est d’apporter un soutien aux cadres et de les accompagner dans leur parcours professionnel, est mis en œuvre à l’initiative du manager ou à la demande du postier, à l’issue de l’entretien annuel d’appréciation ou à tout autre moment.

L’entretien professionnel, qu’il soit relatif à la classe IV ou aux classes I à III, est organisé selon une périodicité et des modalités définies par chaque Métier.

Préparation des entretiens d’appréciation

Afin d’assurer la plus grande cohérence dans les appréciations, la ligne hiérarchique, aidée des services de gestion des ressources humaines du NOD, veille à préparer la mise en œuvre du système d’appréciation.

Le responsable du « niveau opérationnel de déconcentration » assure la coordination des entretiens et fixe le cadre dans lequel s’inscrivent les orientations spécifiques à chacune des entités.

Le chef d’établissement, en collaboration avec les appréciateurs et dans le cadre établi par le responsable du NOD, détermine les normes de référence propres à son établissement pour les principaux objectifs fixés à l’exécution et explicite les critères d’appréciation utilisés.

Déroulement et étapes de l’entretien d’appréciation

L’entretien d’appréciation se déroule par étapes comprenant notamment :

  • l’identification du poste;
  • le bilan, l’analyse et l’évaluation de l’année écoulée (objectifs, performance et résultats, compétences et maîtrise du poste);
  • la fixation du niveau d’appréciation global;
  • la fixation des objectifs pour l’année à venir;
  • le recueil des souhaits de l’agent notamment en matière d’évolution professionnelle ou de développement professionnel ainsi que des besoins en matière de formation et de développement des compétences;
  • les observations de l’apprécié et de l’appréciateur;
  • la prévision d’un entretien professionnel à l’initiative de l’apprécié ou de l’appréciateur;
  • la signature du dossier d’appréciation par l’apprécié et l’appréciateur.

Traitement du dossier

Validation et signature par le responsable du NOD ou son représentant

La notice individuelle de notation est ensuite transmise au responsable du NOD ou à son représentant ayant reçu à cet effet une délégation de signature, qui arrête le niveau d’appréciation globale et l’appréciation d’ordre général.

Si le niveau d’appréciation arrêté par l’autorité compétente est différent de celui proposé par le supérieur hiérarchique, un rapport motivé est joint au dossier d’appréciation de l’agent.

Le dossier d’appréciation signé et comprenant la décision définitive du niveau d’appréciation globale fait retour à l’agent pour signature.

Conservation et transmission des dossiers

Après avoir été entièrement rempli et signé, l’original du dossier d’appréciation est classé au niveau du centre de gestion administrative de l’agent (CIGAP), dans le dossier de personnel.

Les dossiers sont conservés par le centre de gestion administrative pendant une période de cinq années.

Une copie du dossier d’appréciation est conservée pendant trois ans au niveau de l’établissement d’affectation de l’agent.

Une copie du dossier d’appréciation est remise à l’agent[3].

En cas de mutation, le dossier ne peut être transmis que lorsque le transfert de l’agent sur sa nouvelle affectation aura été réellement effectué. Le dossier ne peut être communiqué à un autre chef de service que celui de l’agent.

Voies de recours

Tout agent peut formuler un recours concernant son appréciation, soit auprès d’une « commission de médiation », soit auprès de la CAP/CCP compétente, directement ou après passage en « commission de médiation ».

La « commission de médiation » ou la CAP/CCP doit examiner la requête et le chef de service doit notifier sa décision à l’agent dans un délai raisonnable.

Commission de médiation

Conformément à l’article 4 du décret n° 2001-614, la saisine de la commission de médiation conserve le délai de recours contentieux. Dès lors, l’agent dispose de deux mois, partant de la date de notification de la décision définitive relative à son niveau d’appréciation globale, pour saisir par écrit la commission de médiation.

Les réclamations sont déposées auprès de l’autorité compétente, qui doit convoquer la « commission de médiation » composée, outre le président :

  • du chef d’établissement ou du responsable du service de l’agent (sauf si c’est celui-ci qui a effectué l’entretien, auquel cas il est remplacé par son propre supérieur hiérarchique) ;
  • du responsable des ressources humaines compétent (id.) ;
  • d’un représentant syndical ou d’une personne (agent de La Poste) choisie par l’agent.

Cette commission peut prendre toute disposition pour l’instruction de la réclamation, y compris l’audition du réclamant et de l’appréciateur. Elle peut proposer à l’autorité ayant reçu délégation de signature pour arrêter le niveau d’appréciation de modifier tout ou partie de l’appréciation de l’agent.

Ce recours ne peut être postérieur à un recours en CAP/CCP.

Commission administrative paritaire (CAP) ou commission consultative paritaire (CCP)

Les agents peuvent présenter un recours sur leur appréciation auprès de la CAP/CCP compétente.

Pour les mêmes motifs que pour la commission de médiation, le délai de dépôt de requête est le suivant :

  • s’il n’y a pas eu de recours préalable auprès de la commission de médiation, la réclamation est à formuler par écrit dans un délai de deux mois, à compter de la date de notification de la décision définitive relative au niveau d’appréciation globale ;
  • s’il y a eu recours préalable auprès de la commission de médiation, la réclamation est à formuler dans un délai de deux mois suivant la date de la décision définitive prise après avis de la commission de médiation et relative au niveau d’appréciation globale.

Notes

  1. Inséré par l'instruction n° 355-03 du 21 décembre 2006
  2. Modifié par l'instruction n° 355-03 du 21 décembre 2006
  3. 3,0 et 3,1 Remplacé par l'instruction n° 355-03 du 21 décembre 2006